Czasami przedsiębiorca może znaleźć się w położeniu w którym pilnie potrzebuje zapłacić za coś "do domu", a osobiste konto jest chwilowo puste. Czy w takiej sytuacji do pokrywania prywatnych wydatków można wykorzystać pieniądze firmowe?
Spis treści
Czy można płacić za prywatne zakupy z konta firmowego?
Okazuje się, że odpowiedź nie jest jednoznaczna i zależy głównie od formy prowadzonego biznesu.
W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG) nie ma formalnych przeciwwskazań do korzystania ze środków firmowych na cele prywatne.
Wynika to z faktu, że właściciel JDG i jego firma to ta sama osoba prawna – nie ma rozdzielenia finansów przedsiębiorstwa od majątku osobistego. Jednak należy koniecznie pamiętać, że takie wydatki nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu, co oznacza, że nie można ich odliczyć od podatku.
W przypadku spółek, szczególnie spółki z o.o., finansowanie prywatnych wydatków z konta firmowego jest niedozwolone. Spółka jest bowiem odrębnym bytem prawnym i jej majątek nie należy bezpośrednio do wspólników. Właściciel spółki może uzyskać środki na prywatne potrzeby jedynie w formie:
- wynagrodzenia (np. jako członek zarządu lub pracownik),
- dywidendy (jeśli firma osiągnęła zysk i podjęto decyzję o jego wypłacie),
- zaliczki na poczet zysku,
- pożyczki udzielonej przez spółkę (co wymaga odpowiedniej dokumentacji i przestrzegania przepisów podatkowych).
Nieprawidłowe korzystanie z konta spółki na cele prywatne może skutkować problemami prawnymi i podatkowymi, w tym sankcjami za nieprawidłowe zarządzanie środkami spółki.
Jakie mogą być konsekwencje prywatnych wydatków z konta firmowego?
Choć właściciel jednoosobowej działalności może korzystać z firmowych środków prywatnie, to nie zawsze jest to najlepszy pomysł.
Oto kilka powodów, dla których warto oddzielić finanse firmy od finansów osobistych (chociaż dodajmy od razu, iż wymienione niżej ryzyka nie są duże):
- Problemy z księgowością – regularne mieszanie wydatków firmowych z prywatnymi utrudnia prowadzenie ksiąg rachunkowych i może prowadzić do błędów w rozliczeniach.
- Ryzyko kontroli skarbowej – urząd skarbowy może przyglądać się transakcjom na rachunku firmowym, sprawdzając, czy żadne prywatne wydatki nie zostały błędnie zaliczone jako koszty uzyskania przychodu.
- Możliwe problemy z bankiem – niektóre banki mogą wymagać, aby konto firmowe było używane wyłącznie do celów działalności gospodarczej. Częste prywatne przelewy i płatności kartą mogą zostać uznane za naruszenie regulaminu rachunku.
Najlepsze rozwiązanie? Przelew na konto prywatne!
Zamiast bezpośrednio płacić za prywatne zakupy z konta firmowego, lepszym rozwiązaniem jest przelew wynagrodzenia lub wypłata środków na konto osobiste. Dzięki temu łatwiej oddzielić finanse firmy od finansów prywatnych i uniknąć potencjalnych problemów.
Właściciele jednoosobowych działalności mogą przelewać sobie środki na rachunek osobisty w dowolnym momencie, traktując to jako swój dochód. Natomiast w spółkach wszelkie wypłaty muszą być formalnie udokumentowane i zgodne z prawem.
Pomyliłeś kartę firmową z prywatną? Sprawdź, co zrobić
Podczas codziennych zakupów łatwo o pomyłkę – sięgasz po kartę i dopiero po transakcji orientujesz się, że użyłeś nie tej, co trzeba. Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą (JDG), nie stanowi to większego problemu.
Gorzej, gdy pomyliłeś kartę firmową spółki z prywatną i zapłaciłeś nią za osobiste zakupy. W tym przypadku sytuacja może być poważniejsza, ponieważ środki na koncie spółki są odrębne od Twojego majątku osobistego. Co zatem zrobić, gdy zapłaciłeś kartą firmową za prywatne zakupy?
Jeśli przypadkowo użyłeś firmowej karty spółki do osobistych wydatków, warto szybko naprawić sytuację. Oto kilka sposobów:
- Zwrot pieniędzy na konto firmowe – przelanie dokładnie tej samej kwoty z prywatnego rachunku na konto spółki. Warto dodać w tytule przelewu informację o zwrocie błędnie pobranych środków.
- Zaksięgowanie transakcji jako pożyczka od spółki – Jeśli nie możesz od razu zwrócić pieniędzy, możesz potraktować wydatek jako pożyczkę od spółki. Musi to jednak zostać prawidłowo udokumentowane, a w niektórych przypadkach może wymagać podpisania umowy i zgłoszenia do urzędu skarbowego.
- Odliczenie kwoty od przyszłych wypłat – Jeżeli regularnie wypłacasz wynagrodzenie ze spółki, możesz potraktować tę kwotę jako część swojej przyszłej wypłaty. Warto jednak skonsultować się z księgowym, aby zrobić to zgodnie z przepisami.