Moment otwierania własnej działalności gospodarczej rodzi pytania na temat rachunku bankowego dla firmy – czy istnieje obowiązek jego zakładania i korzystania przy różnego rodzaju rozliczeniach?
Spis treści
- Czy konto firmowe jest obowiązkowe? Analiza
- Konto osobiste zamiast firmowego?
- Otwarcie konta przed rozpoczęciem działalności
- Dlaczego warto mieć konto firmowe?
Czy trzeba dla firmy założyć rachunek bankowy?
Odpowiedź jest nieco złożona i zależy od kilku rzeczy. Mówiąc najbardziej skrótowo – w wielu przypadkach (ale nie wszystkich) posiadanie konta firmowego jest wymagane, a dla 99% przedsiębiorców jest ono po prostu wygodnym i jedynym rozsądnym rozwiązaniem.
Jednocześnie warto przy okazji zaznaczyć, iż rachunek dla firmy nie musi generować dodatkowych kosztów – wystarczy wybrać odpowiednią ofertę korzystając np. z rankingu kont firmowych. Na temat zakładania konta dla firmy warto spojrzeć zarówno pod kątem prawnym, jak i praktycznym.
Przeanalizujmy trzy kluczowe sytuacje:
- rozliczenia z kontrahentami/klientami
- regulowanie zobowiązań wobec ZUS/US
- bycie podatnikiem VAT
Rozliczenia z klientami i kontrahentami
Dokument prawny, na który trzeba zwrócić szczególną uwagę to Ustawa Prawo przedsiębiorców (Dz.U. 2023 poz. 221). W artykule 19 znajdują się zapisy dotyczące "obowiązku rozliczeń za pośrednictwem rachunku płatniczego".
Dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy, w każdym przypadku gdy:
1) stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz
2) jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza 15 000 zł lub równowartość tej kwoty [...]
Koniecznie trzeba dodać tu dwa słowa wyjaśnienia: oba warunki muszą być spełnione łącznie – transakcja podlegająca bezwzględnemu obowiązkowi rozliczenia za pomocą rachunku bankowego odbywa się miedzy przedsiębiorcami i opiewa na sumę co najmniej 15 000 złotych.
Od 1 stycznia 2024 roku miał zostać obniżony limit z 15 000 do 8 000 złotych, a dodatkowo obowiązek rozliczenia w takiej formie miał dotyczyć również transakcji pomiędzy firmą a konsumentem (z limitem dla takiej transakcji wynoszącym 20 000 złotych) – jednak te zmiany "Polskiego Ładu" zostały finalnie uchylone i w 2024 roku nie będzie w tym zakresie zmian.
Rozliczenia z ZUSem i "Skarbówką"
Poza transakcjami między klientami i kontrahentami mamy równie ważną kwestię regulowania zobowiązań wobec Urzędu Skarbowego oraz Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Oto istotne zapisy z Ustawy Ordynacja Podatkowa (Dz.U.2022.0.2651):
Formy zapłaty podatków i opłaty skarbowej
§ 1. Zapłata podatków przez podatników prowadzących działalność gospodarczą i obowiązanych do prowadzenia księgi rachunkowej lub podatkowej księgi przychodów i rozchodów następuje:
1) w formie polecenia przelewu lub
2) za pomocą innego instrumentu płatniczego – w przypadku gdy zapłata jest dokonywana za pośrednictwem konta w e-Urzędzie Skarbowym.
§ 1a. Zapłata opłaty skarbowej przez podatników, o których mowa w § 1, może nastąpić w gotówce.
§ 1b. Zapłata podatków przez mikroprzedsiębiorców w rozumieniu ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców może nastąpić również w gotówce.
Analogicznie wygląda sprawa z obowiązkiem płatności składek ZUS – mamy zatem bardzo istotną definicję "mikroprzedsiębiorcy", który nie jest zobowiązany do opłacania należności przelewem – może to zrobić np. przekazem pocztowym. Patrzymy ponownie do ustawy:
1. Użyte w ustawie określenia oznaczają:
1) mikroprzedsiębiorca – przedsiębiorcę, który w co najmniej jednym roku z dwóch ostatnich lat obrotowych spełniał łącznie następujące warunki:
a) zatrudniał średniorocznie mniej niż 10 pracowników oraz
b) osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz z operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 2 milionów euro, lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 2 milionów euro;
Do mikroprzedsiębiorców zaliczymy m.in. każdy podmiot, który prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą oraz zatrudnia mniej niż 10 pracowników.
...oraz VAT na deser
Żeby nie było za krótko, to dochodzi nam jeszcze kwestia podatku VAT (a w zasadzie bycia VAT-owcem bądź nie). O ile na firmy korzystające z podmiotowego lub przedmiotowego zwolnienia z podatku VAT nie jest nakładany żaden obowiązek związany z rachunkami bankowymi, o tyle czynni podatnicy VAT muszą koniecznie zwrócić uwagę na tzw. SPLIT Payment.
Nie będziemy tu omawiać zagadnienia dotyczącego obecnego już od kilku lat "mechanizmu podzielonej płatności", natomiast w sytuacji gdy jako przedsiębiorca jesteśmy zobowiązani do udostępniania płatności split payment, musimy posiadać "rachunek VAT" – specjalne, techniczne konto bankowe – jest ono zakładane wyłącznie dla posiadaczy kont firmowych.
Warto jeszcze pamiętać o sytuacji, w której należy się nam zwrot VATu. Jest on bowiem dokonywany na rachunek VAT lub na rachunek rozliczeniowy – zwyczajnie nie ma możliwości wypłaty gotówką.
Czy konto osobiste może służyć także jako firmowe?
Osoby zakładające działalność gospodarczą mogą w tym miejscu zastanawiać się, czy do celów firmowych można wykorzystywać rachunek osobisty (np. z racji tego że jego użytkowanie jest tańsze, a dodatkowo konto osobiste ma już prawie każdy dorosły Polak). Próbując rozstrzygnąć te wątpliwości, spójrzmy najpierw na Ustawę Prawo Bankowe (Dz.U. 2004 nr 91 poz. 870) – reguluje ona kwestię jakie rachunki powinny być prowadzone dla określonych podmiotów.
Art. 49. [...]
2. Rachunki rozliczeniowe oraz rachunki lokat terminowych mogą być prowadzone wyłącznie dla:
1) osób prawnych;
2) jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej, o ile posiadają zdolność prawną;
3) osób fizycznych prowadzących działalność zarobkową na własny rachunek, w tym dla osób będących przedsiębiorcami.
3. Rachunki oszczędnościowe, rachunki oszczędnościowo-rozliczeniowe oraz rachunki terminowych lokat oszczędnościowych mogą być prowadzone wyłącznie dla:
1) osób fizycznych;
2) szkolnych kas oszczędnościowych;
3) kas zapomogowo-pożyczkowych;
4) rad rodziców.
Konta osobiste są generalnie rachunkami rozliczeniowo-oszczędniościowymi (ror) – z powyższych zapisów wynika, iż nie powinny być prowadzone dla przedsiębiorców.
Jednak jeśli nawet pominiemy powyższe przepisy (nie przewidziano w prawie żadnych sankcji za otwieranie/korzystanie z nieprawidłowego rodzaju rachunku) jest jeszcze druga strona medalu – stanowisko banków. W zapisach regulaminów poszczególnych kont osobistych znajdują się często informacje o zakazie używania konta do rozliczeń w ramach działalności gospodarczej; konsekwencją może być nawet wypowiedzenie umowy o prowadzenie konta.
Dla lubiących drążyć temat, można jeszcze przywołać wniosek z pisma naczelnika Urzędu Skarbowego w Elblągu (sygnatura akt PP1/443-43/06) – stwierdzono, iż w celu dokonania przelewu lub innej podobnej operacji z urzędem, podatnik nie może korzystać z rachunku osobistego niezwiązanego z prowadzoną przez niego działalnością.
Dodatkowo dochodzi jeszcze wspomniana kwestia VATu (dla kont osobistych nie ma możliwości założenia rachunku VAT).
Czy można założyć konto firmowe przed rozpoczęciem działalności?
Generalnie nie jest to możliwe, ponieważ składając wniosek o otwarcie konta w danym banku musimy podać dane firmy – w tym NIP (Numer Identyfikacji Podatkowej), który jest nadawany po rejestracji działalności gospodarczej.
Wychodzi tu mały paradoks, gdyż rejestrując firmę jest nam teoretycznie potrzebny numer konta bankowego. Konta, które możemy otworzyć kiedy mamy już zarejestrowaną firmę... Na szczęście dane w CEIDG można łatwo zaktualizować.
Dlaczego konto firmowe to naprawdę przydatna rzecz
Na koniec spróbujmy zastanowić się, jakie korzyści daje założenie konta firmowego. Pomijamy oczywiście sytuacje, w których z różnych przyczyn opisanych wyżej jesteśmy bezdyskusyjnie zobligowani do jego otwarcia.
- przejrzystość rozliczeń – transakcje prywatne nie "mieszają się" nam z prywatnymi. To nie tylko kwestia wygody – przykładowo w przypadku kontroli skarbowej nie musimy potencjalnie tłumaczyć się ze sprzedaży prywatnej (np. dlaczego nie została wykazana jako firmowa?)
- możliwość skorzystania z dodatkowych produktów bankowych – w toku prowadzonej działalności może nagle się okazać, że terminal płatniczy to całkiem niegłupie rozwiązanie, a nawet leasing czy kredyt firmowy okaże się przydatny.
- lepsze zabezpieczenie środków – w kilku aspektach – wystarczy wspomnieć przykładowo gwarancję BFG dotyczącą zgromadzonych pieniędzy, jak i sytuacje krytyczne – np. zajęcie/zablokowanie konta czy awarię w banku.